Menentukan anggaran untuk memastikan bisnis dapat berjalan dengan lancar adalah sebuah hal yang membingungkan. Untuk mengurangi kebingungan yang mungkin terjadi berikut beberapa langkah utama yang bisa dilakukan untuk memproyeksikan dan merencanakan pengeluaran dalam bisnis. Langkah-langkah ini penting untuk memastikan keuangan bisnis tetap sehat dan dapat membantu menghindari kekurangan dana yang tidak terduga. Berikut adalah beberapa tahapan yang dapat Sobat Ngadu ikuti:
Pemahaman Atas Pengeluaran Saat Ini
Mencatat merupakan hal yang penting untuk memulai perjalanan keuangan bisnis yang baik. Dengan mencatat pengeluaran dengan baik dapat meningkatkan pemahaman terhadap proses bisnis yang terjadi. Kumpulkan seluruh bukti pengeluaran yang dilakukan dan lakukan penomoran terhadap bukti tersebut agar dapat diidentifikasi dengan baik.
Saat melakukan pencatatan lakukan klasifikasi terhadap pencatatan tersebut. Klasifikasikan pengeluaran berdasarkan kategori yang sejenis seperti bahan baku, proses produksi, pemasaran, dan lain sebagainya. Dengan melakukan ini proses bisnis di masing – masing tingkatan dapat dianalisis dan dievaluasi.
Pembuatan Anggaran
Buat anggaran yang realistis berdasarkan data historis dan perkiraan kegiatan perusahaan di masa depan. Sesuaikan anggaran tersebut dengan proyeksi pendapatan dan pastikan anggaran yang dibuat dapat dipenuhi dibandingkan dengan pendapatannya. Aplikasi penunjang seperti Microsoft Excel atau Google Sheet dapat digunakan untuk menjalankan proses ini.
Proyeksi Keuangan
Proyeksi anggaran adalah proses merencanakan anggaran di masa depan. Buatlah setidaknya proyeksi untuk setahun kedepan agar bisnis dapat berjalan dengan lancar. Angka proyeksi bisa diambil dari nilai uang setiap action item yang dilakukan pada tahun tersebut. Proyeksi ini dapat dibuat dalam kelompok waktu bulanan ataupun kuartalan. Proyeksi pendapatan juga harus dibuat untuk memenuhi kebutuhan anggaran. Dalam melakukan proyeksi pendapatan kamu dapat menggunakan data historis. Jika memiliki akses data terhadap tren industri ataupun tren harga barang modal yang digunakan maka proyeksi menggunakan data tersebut dapat menghasilkan skenario yang relevan.
Analisis Skenario
Proyeksi pendapatan dan anggatan yang dibuat tidak akan pernah mulus. Selalu terdapat poin yang harus disesuikan ditengah prosesnya. Untuk mengantisipasi hal terjadinya masalah karena ketidaksuaian maka dilakukan analisis skenario. Analisis ini dapat dibuat dengam menyesuikan beberapa poin yang dinilai akan berubah ketika terjadi skenario yang tidak diharapkan. Setidaknya 3 skenario awal dapat dibuat yang terbagi menjadi skenario optimis, moderat, dan pesimis.
Optimasi Biaya
Optimasi dapat dilakukan ketika kita mengidentifikasi biaya yang berlebihan terhadap sesuatu yang mungkin dinilai kurang produktif ataupun tidak mensupport kelancaran bisnis. Optimasi juga dapat dilakukan dalam bentuk negosiasi ataupun substitusi dengan penyedia layanan yang digunakan untuk beroperasinya bisnis.
Pemantauan dan Evaluasi
Layaknya sebuah rencana, proyeksi anggaran juga tidak selalu berjalan mulus. Agar dapat mengidentifikasi penyimpangan lebih awal, Anda perlu melakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala.
Ketika melakukan evaluasi, perhatikan apakah ada kategori tertentu mengalami penyimpangan akibat penurunan atau peningkatan pengeluaran. Jika ditemukan adanya penyimpangan, maka langkah berikutnya adalah melakukan penyesuaian anggaran; apakah kekurangan atau kelebihan dari anggaran yang telah ditetapkan dapat diambil atau digunakan dari akun lain.
Manajemen Kas
Kas merupakan darah bagi sebuah bisnis. Kondisi kas acap kali menentukan apakah operasi bisnis dapat dilanjutkan. Oleh karena itu penting sekali untuk menjaga agar kas dapat memenuhi kebutuhan operasional jangka pendek. Selain memantau kelebihan atau kekurangan anggaran dalam kelompok tertentu, penting juga untuk melihat apakah kondisi kas dapat memenuhi seluruh atau sebagian dari operasional yang akan dilakukan. Setidaknya untuk membayar hal – hal yang paling esensial.
Adaptasi Teknologi
Melakukan seluruh hal yang disebutkan di atas bukanlah perkerjaan yang mudah. Untuk mengefensiensikan kegiatan ini, kita dapat mempertimbangkan teknologi sebagai penunjang kegiatan. Perlu dicatat bahwa tujuan penggunaan teknologi di sini adalah untuk tujuan efisiensi, bukan untuk melempar pekerjaan. Pastikan operator memahami seluruh proses dan output dari teknologi tersebut, sehingga operator bisa mengidentifikasi eror yang mungkin terjadi sebelum terjadi masalah akibat pengambilan keputusan yang keliru.
Menerapkan langkah-langkah ini tidak hanya membantu sobat Ngadu dalam memproyeksikan dan merencanakan pengeluaran dengan lebih baik, tetapi juga meningkatkan keberlanjutan keuangan jangka panjang. Selalu siap untuk menyesuaikan strategi berdasarkan perubahan kondisi pasar dan hasil operasional bisnis.